Полезная карточка кандидата позволяет ответить на три вопроса: кто этот человек в рабочем контексте, что уже известно о его опыте и что происходит по конкретной вакансии. Если сведения записаны только в переписке или понятны одному рекрутеру, база быстро теряет практическую ценность.
Не нужно заполнять максимальное число полей. Лучше выбрать обязательный минимум, разделить общий профиль и историю проектов, а затем договориться о правилах обновления.
Отделяйте общий профиль от участия в вакансии
В общий профиль относятся имя, рабочие контакты, резюме, опыт, навыки и ссылки на профессиональные источники. Эти сведения могут использоваться в разных подборах.
В конкретном проекте сохраняются этап, ответственный, решения, договорённости и следующий шаг. Например, «не подходит по формату работы в проекте А» не означает «не подходит агентству вообще». По другой вакансии условия могут отличаться.
Такое разделение помогает возвращать подходящего человека в работу, сохраняя прошлую историю. Перед настройкой своей базы проверьте, как выбранная ATS связывает один профиль с несколькими вакансиями.
Определите минимальный набор полей
Начните с данных, без которых невозможно найти профиль и продолжить подбор: понятное имя, актуальный рабочий контакт, источник, роль или направление опыта и связанное резюме.
Для активной вакансии добавьте ответственного, текущий этап, последнюю значимую договорённость и следующее действие. Если важное поле пустое, назначьте задачу на уточнение, а не подставляйте предположение.
| Блок | Что фиксировать | Как проверить |
|---|---|---|
| Профиль | Имя и профессиональное направление | Коллега находит нужного человека |
| Контакты | Подтверждённый канал связи | Понятны актуальность и источник |
| Документы | Резюме и его версия | Открывается правильный файл |
| Проект | Вакансия, этап, ответственный | История не смешана с другими подборами |
| Действие | Что сделать и когда | Есть конкретное условие продолжения |
Набор дополнительных полей выбирайте под свои вакансии. Если рекрутеры никогда не используют поле для поиска, общения или решения рабочей задачи, стоит обсудить, нужно ли его постоянно заполнять.
Пишите заметки, которые можно проверить
Разделяйте факт, слова кандидата и рабочее предположение. Вместо «слабый кандидат» запишите, какое требование пока не подтверждено и откуда получена информация.
Учебный шаблон заметки:
Контекст: разговор по вакансии backend-разработчика.
Подтверждено: кандидат описал опыт поддержки Go-сервисов и работы с PostgreSQL.
Требует уточнения: опыт проектирования отказоустойчивости.
Следующий шаг: попросить привести конкретный пример на интервью.
Ответственный: рекрутер проекта.
Такой формат помогает коллеге понять основание оценки и продолжить разговор. Он также снижает риск, что предположение со временем будет восприниматься как установленный факт.
Сохраняйте сведения, относящиеся к профессиональной задаче, и соблюдайте правила обработки данных вашей организации. Личные обстоятельства, которые не нужны для подбора, не делают карточку полезнее.
Используйте небольшой понятный словарь тегов
Теги помогают собирать выборки, если команда одинаково понимает их смысл. Для начала выберите несколько групп: профессиональное направление, проверенный навык, источник или рабочий статус, который не заменяет этап вакансии.
Избегайте нескольких вариантов одного тега: «Go», «Golang» и «golang dev» могут разнести одинаковые профили по разным выборкам. Договоритесь об основном написании и о том, кто поддерживает словарь.
Не используйте тег как скрытую оценку без объяснения. «Резерв» должен иметь понятное значение: для какой роли, по какой причине и когда стоит снова проверить актуальность.
Обновляйте сведения с сохранением контекста
После разговора изменились интерес, контакт или резюме? Обновите нужное поле и укажите, когда информация была уточнена. Старый документ может оставаться полезным, если его версия и назначение понятны.
Перед добавлением нового профиля выполните проверку возможного дубля. Совпадение одного признака — повод проверить, а не всегда основание объединять людей автоматически.
Если один кандидат участвует в двух проектах, новая договорённость должна попасть в правильную историю. Проверка базы особенно важна после миграции: план переноса кандидатов в ATS поможет принять исходные данные.
Готовьте материалы для заказчика отдельно
Внутренняя карточка может содержать заметки и сведения, которые не входят в клиентское резюме. Перед передачей проверьте итоговый документ, оформление, полноту опыта и применённое обезличивание.
Если ATS формирует PDF или DOCX, откройте готовый файл и прочитайте его как заказчик. Автоматическая генерация экономит отдельные действия, но не заменяет проверку содержания.
В WorkWave предусмотрены фирменное оформление и обезличенный формат резюме. Итоговую версию следует проверять перед отправкой клиенту на конкретном проекте.
Проведите тест передачи карточки
Попросите коллегу открыть учебный профиль и ответить: по какой вакансии идёт работа, какое требование ещё не подтверждено, что уже обсудили и какой следующий шаг запланирован.
Если ответы находятся в карточке без личных пояснений, структура базы кандидатов работает. Если важная информация остаётся только в памяти автора заметки, уточните обязательный минимум и правила записи. Качество карточки определяется возможностью продолжить подбор, а не количеством заполненных ячеек.