Перенос базы кандидатов в ATS начинается с понимания того, что вы переносите. Папка резюме, таблица контактов и история работы по вакансиям — три разных набора данных. Если загрузить только файлы, полезный рабочий контекст может остаться в старых таблицах и переписке.
Надёжный подход — описать источники, согласовать поля, проверить небольшой набор и только затем переносить основную базу. Ниже — план, который поможет рекрутеру подготовить миграцию и принять результат.
Проведите инвентаризацию источников
Составьте перечень таблиц, папок резюме, выгрузок из прежней системы и связанных файлов. Для каждого источника укажите владельца, примерный объём, период актуальности и тип сведений.
Разделите данные на четыре группы: профиль кандидата, контактные данные, документы и участие в проектах. К последней группе относятся вакансия, этап, ответственный, комментарии и решения. Не смешивайте их с общими полями профиля.
Отдельно отметьте сведения, которые не нужны для текущего подбора или не должны переноситься по правилам вашей организации. Миграция — хороший момент сократить ненужный объём, но удаление исходных данных должно выполняться только по согласованному решению.
Согласуйте карту полей
Для каждой нужной колонки запишите, в какое поле ATS она попадёт и как будет проверяться. Если подходящего поля нет, заранее выберите решение: тег, заметка, отдельный файл или отказ от переноса.
| Исходные данные | Целевое представление | Проверка |
|---|---|---|
| Имя кандидата | Основное имя профиля | Корректные символы и порядок частей |
| Контакт | Отдельное контактное поле | Не потерян формат и международный код |
| Навык | Поле, тег или текст резюме | Находится нужным способом поиска |
| Резюме | Файл в карточке | Открывается и относится к правильному человеку |
| Вакансия и этап | Участие в проекте | Не меняет историю другого проекта |
| Комментарий | Рабочая заметка с контекстом | Понятны источник и отношение к вакансии |
Возможность перенести таблицу Excel или CSV зависит от конкретной ATS. Например, документация Workable описывает сопоставление таблицы с шаблоном. Это не означает, что тот же формат поддерживает любая система: уточните контракт импорта у выбранного поставщика.
Разберите дубли до массовой загрузки
Дубликаты кандидатов удобно разбирать как набор возможных совпадений, а не как автоматическое решение по одному признаку. Однофамильцы могут быть разными людьми, а обновлённое резюме — принадлежать уже известному кандидату.
Согласуйте, какие признаки запускают проверку: совпадение контакта, ссылки на профиль или сочетания имени и опыта. Зафиксируйте, кто подтверждает объединение и как выбираются актуальные значения.
При объединении особенно внимательно проверяйте историю проектов. Две карточки могут содержать разные полезные заметки и решения по разным вакансиям. Цель очистки базы — сохранить правильный контекст, а не получить минимальное число профилей.
Соберите пробный набор
Пробный импорт должен включать не только самые аккуратные резюме. Добавьте профиль без полного имени, обновлённое резюме, человека с двумя вакансиями, возможный дубль, необычный формат контакта и файл, который не удаётся прочитать.
Для каждого случая заранее запишите ожидаемый результат. Например: «существующий профиль найден, новый документ добавлен, история старого проекта сохранилась». Так вы сможете отличить корректный импорт от правдоподобного, но ошибочного распознавания.
Используйте небольшой набор, который можно проверить вручную целиком. Его размер определяйте по разнообразию случаев и доступному времени проверки, а не по произвольному проценту всей базы.
Проверьте результат на уровне полей
Количество исходных строк и количество карточек после импорта не обязаны совпадать. Несколько документов могут принадлежать одному человеку, часть записей может быть отклонена, а одна строка прежней таблицы — описывать участие человека в отдельной вакансии.
Ведите таблицу сверки: исходная запись, результат импорта, найденный профиль, ошибки, исправление и итог проверки. Откройте файлы, проверьте контакты и выполните поиск по контрольным признакам.
Если обнаружена системная ошибка — например, перепутанное поле города — исправьте карту или настройку перед следующей загрузкой. Не рассчитывайте массово поправить проблему после переноса всей базы: будет сложнее отделить исходные данные от новых изменений команды.
Переносите основную базу по согласованным пакетам
После приемки пробного набора согласуйте размер пакета, ответственного и время проверки. Определите, как команда будет вести новые изменения, пока продолжается перенос: иначе часть контактов и комментариев окажется только в старой системе.
После каждого пакета фиксируйте число обработанных, отклонённых и проверенных записей. Сохраняйте перечень исключений для повторной обработки. Не повторяйте весь пакет вслепую, если неизвестно, как импорт обрабатывает уже созданные профили.
В WorkWave можно добавлять кандидатов из резюме PDF/DOCX и архивов ZIP/RAR. Перенос комментариев и всей истории другой ATS нужно обсуждать отдельно; загрузка резюме сама по себе такую миграцию не заменяет.
Чек-лист приемки
- Все согласованные источники учтены.
- У важных полей есть соответствие и правило проверки.
- Возможные дубли разобраны или поставлены в понятную очередь.
- Документы открываются в правильных карточках.
- История по вакансии не смешана с общей информацией человека.
- Отклонённые записи перечислены, а не потеряны.
- Команда знает, где вести новые изменения после переключения.
Сначала добейтесь корректного небольшого результата, затем повторите тот же процесс на основной базе. Для дальнейшей работы пригодится структура карточки кандидата в ATS: она помогает сохранить данные понятными после миграции.