Еженедельный отчёт по подбору персонала для заказчика должен показывать, что изменилось по вакансии, в каком состоянии подбор сейчас и какое решение требуется дальше. Для этого достаточно короткой сводки с проверенными числами, препятствиями и планом. Ниже — учебный пример и форма, которую можно заполнить по данным своего проекта.
Согласуйте границы отчёта
Укажите вакансию, отчётный период и момент, на который снято состояние. Например: события с начала понедельника до конца пятницы, состояние кандидатов на пятницу 18:00 по Москве. Это договорённость учебного примера, а не обязательный стандарт.
Решите, кого считаете кандидатом в работе. Для одной команды это все добавленные в проект профили, для другой — только люди, с которыми началось общение. Выберите определение и напишите его в первой версии отчёта. При изменении правила предупредите заказчика.
Отдельно договоритесь о получателях и уровне подробности. Недельная сводка может содержать внутренние идентификаторы и необходимые рабочие сведения. Полный список контактов, переписка и внутренние заметки не нужны каждому участнику рассылки.
В материале Talantix об отчётности отчёт рассматривается как способ видеть движение подбора и проблемные места. Предложенная ниже форма — самостоятельный пример для обсуждения одной вакансии с заказчиком.
Разделите состояние и события
Состояние отвечает на вопрос «сколько кандидатов находится на этапах сейчас». События показывают, что произошло за выбранный период: добавили в работу, провели встречи, получили ответы, завершили рассмотрение.
Один человек может за неделю пройти несколько этапов. Поэтому сумма переходов не равна числу уникальных людей, а список интервью за неделю не совпадает со списком ожидающих интервью в пятницу.
Для прозрачного отчёта выберите единицу учёта: уникальное участие кандидата в этой вакансии. Если база допускает несколько записей об одном человеке, сначала проверьте дубли. Для подсчёта событий отдельно укажите, считаете встречи или людей.
Учебный пример: проверьте баланс кандидатов
Все числа вымышлены. В начале недели в проекте было 12 активных участников, добавили 5, завершили рассмотрение 3. Повторных открытий и других изменений в примере не было. На конец недели должно остаться:
12 + 5 − 3 = 14 кандидатов в работе.
Допустим, текущие этапы распределены так:
| Состояние на конец недели | Уникальных кандидатов |
|---|---|
| Нужно связаться | 4 |
| Идёт первичное обсуждение | 3 |
| Материалы у заказчика | 4 |
| Ожидается интервью | 2 |
| Обсуждается предложение | 1 |
| Итого | 14 |
Эти состояния для примера взаимоисключающие: каждый активный участник попал в одну строку. Если ваши этапы устроены иначе, используйте свои названия и правила из воронки подбора.
Отдельный блок событий может выглядеть так:
| Что произошло за неделю | Как посчитали |
|---|---|
| Добавили в работу 5 человек | Новые участия в проекте |
| Представили заказчику 3 человек | Уникальные кандидаты, чьи материалы передали за период |
| Провели 2 интервью | Завершённые встречи за период |
| Завершили рассмотрение 3 человек | Два отказа от продолжения со стороны кандидатов и одно решение команды |
Не складывайте строки второй таблицы: они могут относиться к одним и тем же людям. Четверо «у заказчика» в первой таблице тоже не противоречат трём представлениям за неделю: среди ожидающих могут быть участники прошлых периодов.
Объясните препятствие и попросите решение
Фраза «заказчик долго отвечает» не даёт понятного действия. Укажите, какие материалы переданы, какое решение ожидалось и к какой договорённости вы возвращаетесь.
Учебный пример:
По К-01 и К-02 ожидаем решение о следующей встрече. Материалы переданы, доступность подтверждена. Просим до согласованной даты выбрать интервьюера и предложить окна. Если встречи пока невозможны, нужно определить новый срок, который можно сообщить кандидатам.
Не ставьте диагноз поиску по одному числу. Если новых откликов мало, проверьте условия, каналы и текст объявления, прежде чем утверждать, что специалистов нет. Разделяйте наблюдение, рабочую гипотезу и предлагаемое действие.
Если нужно сообщить срок закрытия, укажите его статус: согласованный ориентир или пересмотренный прогноз. Для числового показателя используйте выбранные правила расчёта сроков подбора, а не меняйте начало отсчёта между отчётами.
Шаблон недельной сводки заказчику
Вакансия:
Период событий:
Состояние на дату/время:
Единица учёта и правило «в работе»:
Главное изменение:
[Факт, который повлиял на подбор]
Кандидаты:
Было в работе __; добавили __; завершили __;
повторно открыли __; осталось __.
Текущие этапы: [краткая разбивка]
События недели:
[Представления, встречи, подтверждённые решения]
Что требует внимания:
Наблюдение:
Влияние на ближайший шаг:
Что нужно решить:
Ответственный:
Согласованный срок ответа:
План до следующей сводки:
[Действие — ответственный — ожидаемый результат]
Добавляйте только те поля, которые помогают принять решение. Если новых событий нет, это тоже можно сообщить прямо, указав причину и следующий шаг. Не заменяйте отсутствие движения большим списком выполненных мелких действий.
Сверьте записи перед отправкой
Проверьте баланс начала и конца периода, даты событий и актуальный этап каждого участника. Подтвердите, что отменённые встречи не записаны проведёнными, а повторная отправка одного резюме не стала новым кандидатом.
В WorkWave для агентств этапы, комментарии и решения связаны с конкретной вакансией. Сверяйте сводку с этим контекстом. Сам шаблон выше заполняется редактором отчёта и не означает наличие автоматического клиентского отчёта в системе.
В конце прочитайте сводку глазами заказчика: видно ли главное изменение, понятно ли препятствие и можно ли ответить на запрос решения? Если да, отчёт помогает продолжить подбор, а числа служат понятным основанием для разговора.