Передать вакансию другому рекрутеру — значит передать актуальную задачу, обязательства перед людьми и ближайшие действия. Списка резюме для этого недостаточно. Коллега должен понимать, что согласовано с заказчиком, кому уже что обещано и какое действие нужно сделать первым. Ниже — чек-лист передачи вакансии перед отпуском или сменой ответственного, собственный шаблон и способ проверить результат в ATS.
Сначала определите границы передачи
Зафиксируйте, передаётся ли вакансия полностью или только сопровождение на период отсутствия. Назовите нового ответственного, дату начала и человека, который принимает решения при спорном вопросе.
При временной передаче отдельно договоритесь, что коллега может согласовывать самостоятельно. Например, перенос времени интервью и изменение требований вакансии — разные по смыслу действия. Если полномочия не определены, рабочий вопрос будет снова возвращаться к отсутствующему сотруднику.
Определите момент прекращения параллельного ведения. До него прежний рекрутер закрывает текущие договорённости, после него новый участник берёт дальнейшую коммуникацию. Для отдельных исключений явно запишите владельца.
Приведите заявку к текущему состоянию
Передавайте подтверждённую версию требований и условий. Отдельно выделите, что изменилось с момента открытия вакансии, что пока обсуждается и какие сведения можно сообщать кандидатам.
Удобный вопрос для самопроверки: «Если коллега сегодня расскажет о роли по документу, не придётся ли завтра исправлять обещанные условия?» Если придётся, сначала уточните заявку или заметно обозначьте открытый пункт.
Свяжите бриф, доступные материалы и ответственных с одним проектом. В WorkWave такой общий контекст описан на странице для кадровых агентств. Подготовку исходных договорённостей можно сверить с шаблоном заявки на подбор.
Отберите кандидатов, по которым есть действие
Начните с активной работы, а не со всей истории поиска. По каждому человеку укажите этап, последнее существенное событие, подтверждённую договорённость и следующий шаг. Затем отметьте тех, к кому нужно вернуться в согласованный срок, даже если сейчас они не проходят интервью.
Учебный пример очереди действий:
| Ситуация | Что передать коллеге | Ближайшее действие |
|---|---|---|
| Интервью согласовано | Время с часовым поясом, участники, формат и подтверждение | Проверить готовность участников |
| Заказчик рассматривает профиль | Дата представления, заданный вопрос и срок ответа | Получить решение или новую дату |
| Кандидат попросил вернуться позже | Согласованная дата и причина переноса в допустимом рабочем объёме | Связаться в оговорённый момент |
| Условия уточняются | Какой пункт открыт и кто подтверждает ответ | Сначала получить подтверждение |
Не заменяйте «ожидаем ответ до согласованной даты» общим статусом «в работе». Коллега должен видеть конкретное обязательство, а не восстанавливать его из переписки.
Используйте короткий шаблон передачи
Для каждой вакансии заполните один блок:
- Роль и задача: ссылка на актуальную заявку, главные критерии и условия.
- Заказчик: рабочий контакт, лицо решения и порядок замещения.
- Текущая работа: активные кандидаты и ссылки на проектные записи.
- Ближайшие обязательства: действие, точная дата, часовой пояс и ответственный.
- Открытые вопросы: что неизвестно, у кого уточнять, к какому сроку.
- Изменения: что пересогласовано и с какого момента действует.
- Границы ответственности: что передано, что остаётся у прежнего владельца.
- Принятие: кто проверил пакет и когда начинается самостоятельное ведение.
Шаблон — навигация по актуальным данным, а не новая параллельная база. Если информация уже корректно хранится в проекте, дайте ссылку и короткое пояснение. Не копируйте все резюме и переписку в отдельный документ только ради полноты пакета.
Проверьте доступ фактическим действием
Попросите нового рекрутера открыть нужный проект, профиль и запись о ближайшем действии под своей учётной записью. Одного наличия имени в списке команды недостаточно для проверки всей информации.
Документация Workable отдельно описывает назначение участников и ролей и видимость комментариев или писем. Конкретные правила отличаются между системами, поэтому для используемой ATS проверяйте реальный сценарий чтения и работы.
Если требуемой информации не видно, обратитесь к ответственному за настройку доступа. Не решайте проблему передачей пароля коллеги или выгрузкой всей базы в обход ограничений. Способ подключения почты и других каналов согласуйте отдельно с администратором.
Завершите передачу коротким рабочим разбором
Выберите один активный профиль и попросите коллегу объяснить, что произошло, чего ждёт кандидат и что будет сделано дальше. Для этой проверки не нужно реально отправлять сообщение: достаточно восстановить последовательность по записям.
Если объяснение расходится с договорённостями, найдите недостающий контекст и исправьте запись. Устное уточнение без сохранения снова потеряется при следующей передаче.
После этого подтвердите ответственного и уведомите нужных участников в согласованном формате. Сообщение кандидату о смене контакта должно объяснять, кто продолжит общение и сохраняются ли уже согласованные действия. Не обещайте от имени нового рекрутера то, что с ним не обсудили.
Что проверить после начала самостоятельного ведения
Вернитесь к очереди ближайших обязательств: выполнены ли они, перенесены ли сроки с подтверждением, не ведут ли одного человека параллельно два сотрудника. Особенно внимательно разберите интервью и обещанные обновления статуса.
Если обнаружилась ошибка, фиксируйте конкретный пропущенный шаг и исправление, а не оценку прежнего владельца. Повторяющиеся пробелы используйте для уточнения командного шаблона.
Передача считается рабочей, когда новый ответственный может самостоятельно продолжить подбор по имеющимся данным. История остаётся связанной с вакансией, ближайшие обязательства имеют владельца, а кандидату и заказчику понятно, кто теперь поддерживает договорённости.